Privacy Policy: hoe wij om gaan met uw persoonsgegevens

LocoMail hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Wij respecteren uw privacy en verwerken uw persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor u ze heeft verstrekt. Dit doen wij in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Telecommunicatiewet. In de Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens wij verzamelen, voor welke doeleinden en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Alle persoonlijke gegevens slaan wij op in een beveiligde server. Wij geven deze informatie niet door aan derden voor commerciële doeleinden.

Gebruik van onze diensten

Wanneer u zich aanmeldt voor onze diensten (o.a. offerte aanvraag, demo aanvraag) vragen wij u om persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt om de dienst uit te kunnen voeren. We vragen om uw voor- en achternaam om u persoonlijk te kunnen aanspreken, uw telefoonnummer vragen we om snel contact op te kunnen nemen bij onduidelijkheden, via e-mail wordt u op de hoogte gebracht van de status van uw aanvraag en mail is het meest gebruikte communicatie kanaal gedurende het project. Verder vragen wij naar adresgegevens waardoor we een fysiek sample kunnen toesturen en de offerte compleet kunnen maken. Bij orders kan dit adres ook worden gebruikt als afleveradres.

Deze gegevens delen we waar nodig met externe dienstverleners (binnen de EU). Zo heeft de transportservice bijvoorbeeld uw naam en adres nodig om de producten bij u af te kunnen leveren. Deze externe dienstverleners mogen uw gegevens alleen gebruiken om de desbetreffende diensten uit te voeren. Ze mogen uw gegevens dus niet zelfstandig gebruiken of doorgeven. Met de derden, waarmee wij samenwerken, hebben wij uw gegevens beschermd onder de AVG verplichte verwerkingsovereenkomst.

Communicatie

Wanneer u e-mail of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij u naar uw persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden. De gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers van LocoMail of die van een derde partij. De communicatie via mail, opgeslagen in de mailbox, zal binnen een half jaar na afronding van het contact worden verwijderd.

Nieuwsbrieven en Fysieke mailingen

U ontvangt niet automatisch informatieve en commerciële nieuwsbrieven van ons. U dient zich hier voor aan te melden en daarmee toestemming te geven voor het toesturen van de mailingen. Bij het aanvragen van een sample pakket of een offerte kunt u door middel van een selectie uw voorkeur aangeven. Zo kunt uervoor kiezen geen nieuwsbrief te ontvangen, alleen nieuwsbrieven te ontvangen, alleen fysieke mailingen te ontvangen of zowel nieuwsbrieven als fysieke mailingen te ontvangen. U kunt zich ook via de mail of telefonisch aanmelden voor de nieuwsbrief. U kunt zich te allen tijde uitschrijven voor de nieuwsbrief of uw voorkeuren m.b.t. de fysieke mailing wijzigen door te mailen naar contact@locomail.nl. Onder elke nieuwsbrief staat een uitschrijflink.

Om de nieuwsbrieven te versturen werken wij samen met een e-mail software & service. Omdat wij in dit systeem persoonsgegevens verwerken hebben wij een verwerkingsovereenkomst met deze partij afgesloten. Uw gegevens worden in het e-mail software systeem niet voor andere doeleinden dan het versturen van nieuwsbrieven gebruikt. De software registreert interacties, hierdoor kunnen wij bijvoorbeeld zien hoeveel procent van de ontvangers de nieuwsbrief heeft geopend. Hierdoor kunnen wij de nieuwsbrief verbeteren en meer toespitsen op interesses van de ontvangers. Door middel van deze software lezen wij open- en klikgedrag. Klik- en opengedrag wordt door het e-mail systeem anoniem gemaakt na 12 maanden. We kunnen daarna nog wel zien dat er geklikt is, maar niet door wie.

Let wel: in het e-mail systeem bewaren we e-mailadressen van verwijderde contacten nog wel in een aparte lijst. Hiermee voorkomen we dat we deze persoon onverhoopt nogmaals mailen, wanneer een import van een database met deze persoon erin gebruikt wordt voor een mailing. De rest van de data wordt verwijderd.

Cookies

Cookies zijn (tijdelijke) tekstbestanden voor uw pc, deze zorgen ervoor dat we kunnen zien hoe u de site gebruikt en hoe wij de site beter en klantvriendelijker kunnen maken. Wij maken enkel gebruik van analytische cookies, voor o.a. Google Analytics. De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar u kunt uw browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige functies en –services, op onze en andere websites, niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in uw browser.

Bewaartermijn

LocoMail bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op de grond van de wet is vereist. Omdat de oriëntatie naar mailingen vaak in een vroeg stadium van een project plaats vindt, zullen wij de gegevens met betrekking tot sample- en offerte aanvragen een half jaar bewaren. We zijn het belastingtechnisch verplicht om details van iedere aankoop zeven jaar te bewaren. Verdere gegevens van klanten, in o.a. de originele aanvragen, worden tot uiterlijk 2 jaar bewaard.

Wanneer u als klant gegevens aanlevert ten behoeve van het versturen van een gepersonaliseerde mailing, zullen wij deze data tot twee maanden na het afronden van de mailing bewaren. Meer informatie hierover ontvangt u in de verwerkingsovereenkomst, die door beide partijen getekend moet worden voor aanvang van de productie.

Heeft u vragen over de Privacy Policy? Neemt u dan contact met ons op door te mailen naar contact@locomail.nl. Wij komen dan zo snel mogelijk bij u terug.